KỸ NĂNG GIAO TIẾP

 Lời nói và ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp phổ biến nhất giữa mọi người. Ngôn ngữ thể hiện suy nghĩ và cảm xúc bên trong, hiểu ý nghĩ phức tạp và trừu tượng, đồng thời được sử dụng để giao tiếp với người khác, để đáp ứng mong muốn và nhu cầu, đồng thời thiết lập các quy tắc và duy trì văn hóa. Ngôn ngữ được tạo thành từ các từ có ý nghĩa; do đó, cần cẩn thận trong việc lựa chọn của họ. Nói chung tốt hơn là sử dụng những từ quen thuộc thay cho những từ không quen thuộc, những từ cụ thể thay cho những từ trừu tượng, những từ ngắn thay cho những từ dài và những từ đơn lẻ thay cho nhiều từ. Đối với hầu hết mọi người, giao tiếp hiệu quả có nghĩa là sử dụng thành thạo ngôn ngữ. Để giao tiếp xảy ra, cả người gửi và người nhận phải có một ngôn ngữ chung và sự hiểu biết tương tự về nó.

Giao tiếp giữa các cá nhân

Giao tiếp bắt đầu với một người có suy nghĩ hoặc ý tưởng và muốn truyền đạt nó cho người khác. Người này sau đó phải viết nó thành lời (mã hóa) và truyền nó cho người kia (người nhận). Người nhận sau đó phải giải mã thông điệp và hiểu ý nghĩa của nó. Ý nghĩa mà lời nói của người gửi truyền đạt phụ thuộc vào kinh nghiệm sống, thái độ và nhận thức của người nhận cũng như bối cảnh diễn ra cuộc trao đổi. Vì vậy, để vượt qua rào cản tiềm năng này, người gửi phải cố gắng nói về quan điểm và hoàn cảnh của người nhận. Do đó, người gửi càng biết rõ về người nhận thì khả năng giao tiếp thành công càng lớn.

Giao tiếp có nhiều khía cạnh (xem Hình 1). Nói một cách đơn giản, đó là việc truyền một thông điệp tới người khác. Cách người khác nhận được tin nhắn có thể bị ảnh hưởng bởi kỹ năng nghe của người nhận; do đó, người gửi nên hài lòng với điều này. Có nhiều kênh liên lạc: nói trực tiếp (mặt đối mặt) trực tiếp và theo nhóm, nói (điện tử) qua điện thoại hoặc đài phát thanh, hoặc bằng văn bản—qua email, thư, tờ rơi, bài đăng trên bảng thông báo, hoặc bảng chỉ dẫn. Chọn kênh thích hợp cho tình huống cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng trao đổi. 

Mô hình giao tiếp hai chiều

Mọi người đã tham gia vào giao tiếp phi ngôn ngữ lâu hơn nhiều so với việc họ sử dụng ngôn ngữ. Lý do chính là phần lớn giao tiếp phi ngôn ngữ diễn ra dưới mức nhận thức có ý thức của chúng ta. Nói chung, tất cả các thông điệp được truyền đạt bằng miệng và, ở một mức độ nào đó, những thông điệp bằng văn bản đều có thành phần phi ngôn ngữ, có thể củng cố, bổ sung, làm mất đi hoặc mâu thuẫn với thông điệp. Chúng ta có thể thể hiện điều gì đó bằng lời nói trong khi nét mặt, tư thế và vị trí, giọng nói hoặc cử chỉ của chúng ta có thể cho thấy điều ngược lại. Thành phần phi ngôn ngữ thường truyền đạt niềm tin, thái độ hoặc các khía cạnh cảm xúc của thông điệp, cũng như trạng thái tinh thần của người tham gia. Nó cũng có thể là dấu hiệu của mối quan hệ giữa con người với nhau.

Cử chỉ đôi khi được sử dụng để củng cố một tuyên bố hoặc biểu thị hướng, sự chấp thuận hoặc không thích. Họ có thể mời hoặc đe dọa, truyền đạt sự khuyến khích, thất vọng hoặc tức giận. Nét mặt và tư thế cũng là những chỉ báo mạnh mẽ về cảm xúc hoặc suy nghĩ của một người. Những điều này có thể cho biết người đó đang sợ hãi, kích động, buồn bã, hòa giải, bình tĩnh, hạnh phúc hay một số cảm xúc khác. Do đó, bất kỳ tín hiệu phi ngôn ngữ nào cũng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi hoặc cản trở giao tiếp hiệu quả, hoặc ngược lại, nó có thể cung cấp thông tin có giá trị về suy nghĩ của những người tham gia trao đổi.

Luồng Giao Tiếp

Điều quan trọng cần lưu ý là, trong các tương tác tích cực, chúng ta dường như không tập trung nhiều vào giọng điệu hoặc thành phần phi ngôn ngữ của sự tương tác bằng vào những gì đang được nói và thông điệp khiến chúng ta cảm thấy như thế nào. Khi cuộc trao đổi mang tính tiêu cực, mang tính cảm xúc hoặc đối đầu, trọng tâm có xu hướng tập trung nhiều hơn vào phần phi ngôn ngữ của sự tương tác, với ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và đặc biệt là giọng điệu đóng vai trò quan trọng trong cách chúng ta phản ứng với sự việc. tin nhắn.

Ảnh hưởng của nét mặt đối với giao tiếp

Nét mặt đóng một vai trò quan trọng trong giao tiếp. Nét mặt trong quá trình giao tiếp truyền đạt trạng thái cảm xúc của một cá nhân cho người quan sát. Đôi mắt thường được coi là đặc điểm quan trọng của nét mặt và được coi là một khía cạnh quan trọng của giao tiếp giữa các cá nhân. Những thứ như tốc độ chớp mắt có thể được sử dụng để đánh giá liệu một người có lo lắng hay không hoặc liệu người đó có đang nói dối hay không. Giao tiếp bằng mắt được coi là một khía cạnh quan trọng trong giao tiếp giữa các cá nhân ở một số nền văn hóa và có hàm ý khác ở những nền văn hóa khác.

Ảnh hưởng của tư thế đối với giao tiếp

Tư thế cũng đóng một vai trò trong giao tiếp phi ngôn ngữ. Một số tư thế như khoanh tay hoặc bắt chéo chân có thể báo hiệu sự phòng thủ hoặc lo lắng, trong khi tư thế cởi mở có thể thể hiện sự thân thiện và tích cực. Nghiêng người về phía người nói thể hiện sự quan tâm đến điều đang được nói. Bắt chước (sao chép tư thế của người khác) giúp phát triển mối liên hệ với người khác một cách tinh tế. Chú ý đến tư thế sẽ cải thiện giao tiếp.

Ảnh hưởng của cử chỉ đối với giao tiếp

Chuyển động của tay, đầu hoặc cơ thể có thể diễn đạt hoặc nhấn mạnh một ý tưởng hoặc cảm xúc. Nghiên cứu đã phát hiện ra rằng khi các cử chỉ và từ ngữ được căn chỉnh, thông điệp sẽ hiệu quả hơn, nhưng khi chúng không được căn chỉnh, chúng có xu hướng khiến người nghe bối rối và làm mất đi thông điệp. Cử chỉ cũng nâng cao sự quan tâm của người nghe và do đó tăng thêm giá trị cho giao tiếp.

Ảnh hưởng của giọng điệu trong giao tiếp

Một phần của giao tiếp thường không được kiểm tra cẩn thận là cách truyền tải thông điệp hoặc giọng điệu được sử dụng khi giao tiếp với người khác. Giai điệu liên quan đến cao độ, âm lượng, tốc độ và sự nhấn mạnh được sử dụng để truyền tải thông điệp. Cao độ của giọng nói (cường độ, mức độ cao thấp) và thời gian của nó cũng đóng một vai trò trong chất lượng giao tiếp. Khi giọng điệu đa dạng, sức sống và năng lượng được truyền vào thông điệp. Giọng điệu truyền tải những cảm xúc như phấn khích, nhiệt tình và hài hước. Giọng điệu của chúng ta truyền đạt thái độ của chúng ta, cho dù chúng ta gửi một thông điệp hài hước, giận dữ, châm biếm, ghen tị hay chân thành.

Mọi người phản ứng theo bản năng với giọng nói, tích cực hoặc tiêu cực. Giai điệu thực sự có thể quan trọng hơn những gì đang được nói theo nghĩa đen. Chỉ cần hỏi bất cứ ai lắng nghe bạn! Cùng một câu có thể có nghĩa khác nhau tùy thuộc vào từ nào được nhấn mạnh và giọng điệu được sử dụng. Một chủ đề phổ biến trong các khiếu nại về tin nhắn gây khó chịu là mặc dù tin nhắn được gửi có vẻ không gây khó chịu, nhưng giọng điệu đi kèm với tuyên bố đó lại gây tổn thương, điều này ảnh hưởng đến kết quả của cuộc trao đổi.

Nghiên cứu chỉ ra rằng mọi người đưa ra đánh giá theo bản năng về người khác dựa trên giọng điệu của người nói. Cụ thể, mọi người đánh giá những người có giọng nói trầm hơn là có nhiều quyền lực hơn. Để cải thiện tác động của một thông điệp, người giám sát nên cố gắng tận dụng phần dưới của âm vực giọng nói của họ. Giọng điệu thường được coi là phản ánh thái độ tiêu cực của người nói (chỉ trích, bực tức, khinh thường, v.v.) đối với người nhận. Thông thường, cảm xúc của người nghe bị tổn thương bởi sự thiếu tôn trọng và họ không có khả năng nghe được thông điệp mong muốn. Ngoài ra, bất kỳ tuyên bố nào có vẻ trung lập trên giấy tờ đều có thể trở nên rất xúc phạm nếu được nói với giọng điệu mỉa mai hoặc hạ thấp phẩm giá.

Nói chậm hơn có một số tác động tích cực đến giao tiếp. Điều quan trọng là phải chậm lại khi đưa ra lời khuyên, huấn luyện hoặc đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng. Điều này là do khi bạn chậm lại, thông điệp ngụ ý là bạn đang suy nghĩ trước khi nói. Hàm ý cũng là bạn đang cân nhắc bằng chứng và cân nhắc cẩn thận thông điệp của mình. Vì vậy, người dừng lại và nói với tốc độ chậm hơn có xu hướng được coi là thông minh, chu đáo và cân nhắc hơn. Thông điệp của anh ấy hoặc cô ấy có trọng lượng hơn và có xu hướng được chấp nhận nhiều hơn.

Ảnh hưởng của các mối quan hệ đối với giao tiếp

Mối quan hệ giữa những người tham gia giao tiếp có thể tạo thành một rào cản lớn hơn đối với hiệu quả của quy trình so với hầu hết các nguyên nhân khác. Giao tiếp giữa những người có mối quan hệ tốt có xu hướng hiệu quả và thành công hơn. Điều này đúng với bất kỳ hình thức giao tiếp nào. Douglas McGregor, một chuyên gia hàng đầu về thực tiễn quản lý, đã từng nói: "Có một sự khái quát khá chắc chắn rằng những khó khăn trong giao tiếp trong một tổ chức thường chỉ là triệu chứng của những khó khăn tiềm ẩn trong mối quan hệ giữa các bên liên quan. Khi giao tiếp không hiệu quả, một trong những trước tiên cần nhìn vào bản chất của những mối quan hệ này hơn là cách cải thiện giao tiếp."

Thiếu sự đồng cảm có thể tạo ra rào cản giữa người gửi và người nhận. Đồng cảm, như được định nghĩa trong từ điển, là "sự thấu hiểu sâu sắc đến mức cảm xúc, suy nghĩ và động cơ của một người dễ dàng được người khác thấu hiểu." Những thông điệp tốt hơn có thể được truyền đi nếu một người có thể nhìn thấy chính mình ở vị trí của người nhận và phân tích thông điệp dự định theo quan điểm của người đó. Suy nghĩ tương tự cũng áp dụng cho người nhận, người phải có khả năng đồng cảm với người gửi. Điều này có thể nói thì dễ hơn làm, nhưng những lợi ích tiềm năng của nỗ lực này có thể tăng cường các mối quan hệ công việc cũng như mang lại lợi ích cho tổ chức.

Chu kỳ phản hồi

Một phần quan trọng của quá trình giao tiếp là yếu tố phản hồi. Người gửi phải chú ý đến phản hồi từ người kia để quản lý quá trình giao tiếp hiệu quả hơn. Người gửi phải quan sát nét mặt và ngôn ngữ cơ thể của người nhận để xác định phản ứng của họ đối với tin nhắn. Điều này sẽ cho phép người gửi điều chỉnh các yếu tố khác nhau của quy trình nhằm nâng cao sự hiểu biết của người nhận về thông điệp.

Bước tiếp theo là thu hút phản hồi bằng lời nói. Điều này sẽ cung cấp thông tin cho người gửi theo hai cách. Đầu tiên, người gửi nên tìm kiếm bất kỳ thông tin âm điệu nào sẽ xử lý lại phản ứng cảm xúc của người nhận đối với tin nhắn. Nguồn thông tin khác là các từ được sử dụng trong phản hồi. Việc đánh giá thông tin này sẽ cho người gửi biết liệu người nhận có hiểu thông điệp như ý định của người gửi hay không. Nếu có sự khác biệt, thì người gửi có thể thực hiện các bước cần thiết để sửa đổi thư để giải thích rõ hơn, viết lại thư để cung cấp thông tin bổ sung hoặc lặp lại một số phần của thư để làm rõ sự hiểu lầm hoặc nhầm lẫn từ phía người nhận.

Chiến lược giao tiếp bằng lời nói hiệu quả

* Tập trung vào vấn đề, không phải con người. Tránh nhận mọi thứ một cách cá nhân. Cố gắng giải quyết các vấn đề một cách thân thiện. Bày tỏ nhu cầu và/hoặc ý kiến ​​về công việc đang làm. Những lời chỉ trích mang tính xây dựng nên hướng vào công việc chứ không phải tính cách của người lao động.

* Đồng cảm hơn là phán xét. Khi giao tiếp với mọi người, điều quan trọng là thể hiện sự nhạy cảm. Cảm giác của một người đối với mọi người sẽ dễ dàng thể hiện trong cách cư xử của một người và sẽ dễ dàng được họ đón nhận.

* Tạo bầu không khí cởi mở để thiết lập mối quan hệ làm việc tốt. Trong các cuộc trò chuyện, hãy tập trung hoàn toàn vào những người mà bạn đang trò chuyện. Tránh cố gắng giao tiếp ở những khu vực đông đúc và ồn ào.

* Tránh ỷ thế khinh người. Hãy thành thật và thẳng thắn trong giao dịch với người khác. Làm việc hướng tới việc tạo ra một mối quan hệ làm việc tin cậy và hợp tác. Đối xử với mọi người một cách công bằng và tôn trọng.

* Thể hiện sự linh hoạt khi đối xử với người khác. Trả lời theo cách thừa nhận kiến ​​thức và kinh nghiệm của họ. Cảm ơn họ cho đầu vào của họ.

* Kỹ năng lắng nghe tốt và thể hiện sự quan tâm thực sự là những thuộc tính của một người giao tiếp thành công. Tích cực lắng nghe mọi người tạo ra bầu không khí tin tưởng và tôn trọng, tăng cường giao tiếp và giải quyết vấn đề.

* Hãy ngắn gọn, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, lắng nghe phản hồi và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể cũng như giọng điệu.

Phần kết luận

Chúng ta trở thành những người giao tiếp tốt hơn đến mức chúng ta có thể nghĩ ra những thông điệp gợi ra phản hồi mà chúng ta mong đợi hoặc mong muốn từ người nhận. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, chúng ta cần hiểu thấu đáo quá trình giao tiếp và những rào cản cố hữu của nó. Nếu chúng tôi không gợi ra phản hồi dự đoán, chúng tôi cần có khả năng sửa đổi thông điệp để tạo điều kiện dễ hiểu cho nó.

Chúng ta cũng cần có khả năng nhận ra tác động mà thông điệp của chúng ta có thể gây ra đối với người nhận và cách cấu trúc chúng để tác động tích cực nhất có thể. Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta cũng cần tích cực tìm kiếm phản hồi cũng như xây dựng các mối quan hệ để nâng cao quá trình giao tiếp tổng thể.

Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả thậm chí có thể được tìm thấy trong Kinh thánh trong câu chuyện về sự sụp đổ của Tháp Babel do mọi người không thể hiểu những gì họ đang nói với nhau. Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong mọi việc chúng ta làm. Chúng ta giao tiếp tốt như thế nào và hiệu quả giao tiếp của chúng ta quyết định phần lớn đến mức độ thành công của chúng ta trong cuộc sống nghề nghiệp hoặc cá nhân. Khả năng truyền đạt kiến ​​thức là sức mạnh. Những gì chúng ta nghĩ hoặc biết chỉ trở nên mạnh mẽ nếu chúng ta có thể chuyển nó cho những người khác để họ có thể sử dụng nó để cải thiện hoàn cảnh của họ hoặc của tổ chức của họ.