Cách đưa ra (và nhận) những lời chỉ trích mang tính xây dựng
constructive criticism
Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng tôi nói với bạn rằng bạn không hoàn hảo?
Rõ ràng là bạn đã biết điều đó rồi—nhưng nó vẫn còn nhức nhối. Những lời chỉ trích dưới bất kỳ hình thức nào cũng khó nuốt trôi, đặc biệt là khi liên quan đến thứ mà bạn đã dành thời gian và sức lực cho nó. Vốn dĩ, tất cả chúng ta đều muốn làm tốt công việc. Nhưng những lời chỉ trích cũng quan trọng như lời khen ngợi, nếu không muốn nói là hơn thế. Phản hồi tốt, mang tính xây dựng có thể giúp bạn cải thiện và hướng bạn đến những tầm cao mới mà bạn có thể không đạt được bằng cách khác.
Điều đó không có nghĩa là dễ dàng đưa ra và tiếp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Nhưng khi bạn biết cách tiếp thu những lời chỉ trích, bạn sẽ trở thành một nhân viên, một người bạn và một thành viên tốt hơn trong nhóm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ bạn cần biết về lời phê bình mang tính xây dựng, bao gồm cách xác định, đưa ra và tiếp nhận lời phê bình mang tính xây dựng.
Phê bình mang tính xây dựng là gì?
Trước khi đi sâu vào cách đưa ra và tiếp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng, trước tiên chúng ta cần hiểu nó là gì. Phê bình mang tính xây dựng tập trung vào việc cung cấp phản hồi mang tính xây dựng , được hỗ trợ bởi các ví dụ cụ thể, để giúp bạn cải thiện trong một số lĩnh vực. Những lời chỉ trích mang tính xây dựng nên được đưa ra một cách thân thiện với mục đích tốt. Lý tưởng nhất là người đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng cũng nên chuẩn bị sẵn sàng để giúp động não đưa ra các giải pháp khả thi và các bước tiếp theo nhằm phục vụ như một công cụ có giá trị trong quá trình phát triển.
Điều quan trọng cần lưu ý là phê bình mang tính xây dựng không phải là phê bình tiêu cực, và cũng không nên diễn giải theo cách đó. Mặc dù những lời chỉ trích mang tính xây dựng không phải lúc nào cũng tích cực, nhưng nó nên tập trung vào việc giúp ai đó cải thiện—chứ không phải hạ gục họ.
Phê bình mang tính xây dựng so với phê bình phá hoại
Bạn có thể gặp phải phản hồi được miêu tả là lời phê bình mang tính xây dựng nhưng thực ra chỉ là những nhận xét tiêu cực được che đậy. Loại phản hồi này được gọi là phê bình phá hoại . Không giống như những lời chỉ trích mang tính xây dựng, những lời chỉ trích phá hoại là phản hồi không được thiết kế để giúp bạn cải thiện và phát triển thành một người, một nhân viên hay một người bạn tốt hơn. Thay vào đó, những lời chỉ trích mang tính hủy diệt là:
Dự định là một cuộc tấn công cá nhân
Được định dạng để làm hại lòng tự trọng của ai đó
Công cộng
Không cụ thể hoặc hành động
Quá khắt khe hoặc kén chọn không cần thiết
Nếu bạn gặp phải những lời chỉ trích tiêu cực, đừng ngại dập tắt nó hoặc nhờ người cố vấn giúp đỡ. Tùy thuộc vào tình huống, bạn, người cố vấn hoặc bộ phận nhân sự của công ty bạn có thể giúp giải quyết tình huống.
Lợi ích của phê bình mang tính xây dựng
Ngay cả khi bạn đưa ra lời khuyên hoàn hảo, những lời chỉ trích mang tính xây dựng vẫn rất khó để cho và nhận. Nhưng đừng né tránh kiểu phản hồi này chỉ vì nó khó. Trên thực tế, những lời phê bình mang tính xây dựng có thể giúp cả bạn và người mà bạn đang đưa ra phản hồi phát triển—cả về mặt cá nhân lẫn nghề nghiệp.
Bằng cách thực hành những lời chỉ trích mang tính xây dựng, bạn đang xây dựng một bầu không khí cởi mở và tin tưởng. Không phải mọi cuộc trò chuyện bạn có với nhóm của mình đều dễ dàng—nhưng những cuộc trò chuyện khó khăn là một phần quan trọng trong việc phát triển một nhóm hợp tác .
Tại Asana, tất cả các loại phản hồi là một phần quan trọng trong văn hóa của chúng tôi. Mỗi nhân viên của chúng tôi đều trải qua khóa đào tạo Nhóm lãnh đạo có ý thức , vì vậy họ được trang bị tốt nhất để đưa ra phản hồi cho nhau một cách xây dựng. Chúng tôi cũng tập trung các giá trị của công ty vào chánh niệm, thực tế, cống hiến và chịu trách nhiệm. Khi có sự cố xảy ra, chúng tôi sử dụng kỹ thuật “ Năm lý do tại sao ” để khám phá nguyên nhân gốc rễ.
Mỗi công ty sẽ có những giá trị và thông lệ riêng. Nhưng mở ra cánh cửa cho những cuộc trò chuyện mang tính xây dựng và trung thực có thể giúp bạn phá vỡ rào cản về lòng tin và phát triển mối liên hệ chặt chẽ hơn với các thành viên trong nhóm và cộng tác viên của mình. Nếu bạn đã sẵn sàng để thử, đây là cách thực hiện:
11 mẹo để đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng
Bất kỳ ai cũng có thể đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng, nhưng để làm được như vậy, điều quan trọng là phải tiếp cận phiên phản hồi đúng cách. Nếu bạn chưa từng thực hành đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng trước đây, hãy thử 11 điều nên và không nên làm sau đây để giữ cho phản hồi của bạn hữu ích, mang tính xây dựng và thân thiện.
1. Nên: Sử dụng câu nói “tôi”
Câu nói “Tôi” là một cách để bày tỏ ý kiến của bạn bằng cách tập trung vào tình huống hơn là vào người mà bạn đang nói đến. Câu nói “Tôi” bắt đầu bằng “Tôi cảm thấy…” hoặc “Tôi nghĩ…” thay vì “Bạn đã nói…” hoặc “Bạn đã làm…”
Với câu nói “Tôi”, bạn có thể làm cho phản hồi ít mang tính cá nhân hơn bằng cách tập trung vào trải nghiệm của bạn. Bằng cách bắt đầu mỗi câu với “Tôi”, bạn đang liên tục làm rõ rằng bạn đang chia sẻ suy nghĩ và quan điểm của mình—chứ không phải là sự thật khách quan. Điều này có thể giúp giảm bớt cảm giác phòng thủ cá nhân thường đi kèm với bất kỳ hình thức chỉ trích nào và làm cho toàn bộ phiên phản hồi trở nên hiệu quả hơn.
Ví dụ về một tuyên bố "tôi"
“Tôi nghĩ bạn có thể sử dụng nhiều hình ảnh hơn trong các slide của mình. Đôi khi, tôi dành thời gian để đọc văn bản trên trang, điều này khiến tôi mất tập trung. Nếu thay vào đó, bạn chỉ bao gồm các chủ đề chính trên mỗi slide thì sao?”
2. Không nên: Sử dụng phương pháp bánh sandwich
Bạn có thể đã nghe nói về phương pháp bánh sandwich (đôi khi được gọi là “bánh sandwich phản hồi”) trước đây—đây có thể là chiến lược phê bình nổi tiếng nhất. Trong phương pháp bánh sandwich, bạn bắt đầu bằng một ghi chú tích cực, đề cập đến một lời chỉ trích mang tính xây dựng, sau đó kết thúc bằng một nhận xét tích cực khác.
Mặc dù phổ biến, nhưng phương pháp bánh sandwich không phải là cách hiệu quả để truyền đạt những lời phê bình hữu ích, mang tính xây dựng. Bởi vì bạn đang lồng ghép những lời chỉ trích mang tính xây dựng nên sẽ có rất ít cơ hội để biến phản hồi đó thành hành động hoặc thảo luận các bước tiếp theo. Thay vào đó, hãy dành thời gian để đưa ra phản hồi cụ thể và hữu ích nhất có thể—bất kể bạn phải đưa ra bao nhiêu phản hồi.
3. Nên: Cung cấp phản hồi khả thi
Mục tiêu của việc cung cấp phản hồi mang tính xây dựng là cung cấp cho người đó điều gì đó mà họ có thể làm việc. Ngoài việc chỉ ra những gì có thể được cải thiện, lời phê bình mang tính xây dựng tốt bao gồm các ý tưởng và các bước tiếp theo mà người đó có thể thực hiện để phát triển hơn nữa các kỹ năng của họ. Khi bạn cung cấp phản hồi của mình, hãy đảm bảo làm rõ rằng bạn sẵn sàng thảo luận thêm hoặc động não nếu điều đó hữu ích cho người mà bạn đang đưa ra phản hồi.
Nếu phản hồi của bạn không thể thực hiện được, đừng đưa ra hoặc đợi cho đến khi bạn có điều gì đó có thể hành động trước khi đưa nó đến sự chú ý của người đó. Nếu không có lời khuyên hữu ích, phản hồi của bạn sẽ đi lạc hướng một cách nguy hiểm đến những lời chỉ trích tiêu cực hơn là sự giúp đỡ mang tính xây dựng.
Ví dụ về việc đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng có thể hành động
“Tôi thực sự thích ý tưởng mà bạn đã chia sẻ trong cuộc họp chiến dịch tiếp thị. Tuy nhiên, tôi nghĩ lý do khiến nó không thu hút được nhiều sự chú ý như nó có thể là vì bạn đã không gắn nó trở lại với quy trình. Nếu tôi là bạn, tôi sẽ đưa ra một số ví dụ có liên quan để hỗ trợ cho kế hoạch của bạn.”
4. Không nên: Chia sẻ công khai phản hồi của bạn
Ngay cả những lời chỉ trích hay nhất cũng có thể khó chấp nhận, đặc biệt nếu người mà bạn đang đưa ra phản hồi đã dành nhiều thời gian và sức lực cho công việc của họ. Để phản hồi mang tính xây dựng và hữu ích, bạn muốn mở một cuộc đối thoại về cách người đó có thể cải thiện.
Loại đối thoại này không thể thực hiện được nếu bạn chia sẻ công khai phản hồi của mình. Thay vì bắt đầu một cuộc trò chuyện, người đó có thể cảm thấy xấu hổ, xấu hổ hoặc bị tấn công cá nhân. Họ có thể phản hồi một cách phòng thủ hoặc chỉ tiếp tục mà không tiếp thu phản hồi. Hãy chắc chắn rằng bạn đang dành thời gian để ngồi xuống và trò chuyện, để có một cuộc trò chuyện hiệu quả nhất. Lên lịch thời gian để đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng hoặc sử dụng lịch trình 1:1 thường xuyên để làm như vậy
5. Nên: Bao gồm các nhận xét tích cực khi thích hợp
Chỉ vì phương pháp bánh sandwich không phải là cách tốt nhất để cung cấp phản hồi không có nghĩa là bạn không nên đưa ra phản hồi tích cực. Phê bình mang tính xây dựng không nên chỉ là về phản hồi tiêu cực. Nói với ai đó những gì họ đã làm tốt cũng hữu ích không kém. Bằng cách đó, họ có thể dành thời gian trau dồi điểm mạnh của mình—bên cạnh việc củng cố điểm yếu.
Ví dụ về phê bình mang tính xây dựng tích cực
“Công việc của bạn trong tuần qua thực sự rất sáng tạo. Tôi đánh giá cao cách bạn tiếp cận phản hồi của khách hàng từ một góc độ mới—tôi cảm thấy như bạn đã tìm ra giải pháp mà chúng tôi có thể không nghĩ tới.”
6. Không: Buộc phải tích cực
Điều đó đang được nói, giống như bạn muốn tránh phương pháp bánh sandwich, bạn cũng nên tránh sự tích cực bắt buộc. Mục đích của phản hồi mang tính xây dựng không phải là đưa ra những lời khen vô nghĩa cho người đó mà là giúp họ tiến lên và cải thiện.
Bất kể bạn đang đưa ra loại phản hồi nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã suy nghĩ thấu đáo và thực sự có ý đó. Phản hồi không chân thành có thể cảm thấy không hữu ích và làm cho các phiên phản hồi trong tương lai trở nên khó khăn hơn.
7. Nên: Biến nó thành một cuộc trò chuyện
Những lời chỉ trích mang tính xây dựng không có giá trị trừ khi có khía cạnh cho và nhận. Một phần của việc sử dụng câu nói “Tôi” là cung cấp phản hồi từ quan điểm của bạn. Tuy nhiên, người mà bạn đang đưa ra phản hồi có thể có quan điểm khác. Cho họ thời gian để đặt câu hỏi về lý do bạn cảm thấy như vậy và cách họ có thể cải thiện dựa trên phản hồi của bạn. Hãy nhớ rằng phản hồi tốt nhất là hợp tác, không phải quy định.
Ví dụ về cách biến phản hồi mang tính xây dựng thành một cuộc trò chuyện
“Tôi cảm thấy như sự tập trung của bạn cho dự án trước đây đã bị lệch đi một chút. Bạn nghĩ sao? Có điều gì bạn chưa rõ về cách tiếp cận của chúng tôi đối với dự án này không?”
8. Không nên: Cố gắng “gây bất ngờ” bằng phản hồi
Đưa ra phản hồi có thể không thoải mái. Đôi khi, bạn có thể cảm thấy khó xử hoặc khó chịu khi cho người đó biết rằng bạn muốn đưa ra một số phản hồi cho họ—điều gì sẽ xảy ra nếu họ bắt đầu cuộc trò chuyện với tư thế phòng thủ hoặc có thêm câu hỏi cho bạn?
Mặc dù các phiên phản hồi có thể không thoải mái, nhưng việc cố gắng “gây bất ngờ” cho ai đó bằng phản hồi có thể biến thời điểm phát triển tiềm năng thành một trải nghiệm tiêu cực. Nếu phản hồi của bạn đến từ trường bên trái, nó có thể gây khó chịu, choáng ngợp và khiến người đó cảm thấy bị công kích. Thay vào đó, hãy đảm bảo rằng bạn cho người đó biết rằng đây sẽ là một phiên phản hồi.
9. Nên: Đưa ra phản hồi kịp thời
Phê bình mang tính xây dựng sẽ hữu ích nếu nó được đưa ra tương đối sớm sau khi hành động xảy ra. Bằng cách đó, kịch bản luôn mới mẻ trong tâm trí của cả hai bạn. Nếu bạn đợi quá lâu, phản hồi của bạn có thể ít liên quan hơn, khiến phản hồi đó ít hữu ích hơn. Nhằm mục đích đưa ra phản hồi trong vòng 2-7 ngày kể từ khi xảy ra tình huống.
Ví dụ về phản hồi kịp thời
“Tôi muốn theo dõi bài thuyết trình mà bạn đã trình bày cho các bên liên quan điều hành vào thứ Năm tuần trước. Tôi nghĩ rằng các trang trình bày của bạn thực sự rõ ràng, nhưng tôi muốn có nhiều thời gian hơn cho phần Hỏi & Đáp. Có lẽ lần tới, bạn có thể gửi một số bài đọc trước để bỏ qua các slide đầu tiên.
10. Không nên: Đưa ra phản hồi mà không suy nghĩ kỹ
Mặc dù bạn muốn đưa ra phản hồi kịp thời, nhưng bạn không muốn đưa ra phản hồi ngay lập tức mà không suy nghĩ. Ngay cả khi bạn chợt nhận ra rằng người này có thể cải thiện như thế nào, hãy đợi ít nhất một ngày để đảm bảo rằng phản hồi này cần được thể hiện và bạn có thể làm như vậy theo cách tích cực, mang tính xây dựng. Trước khi lên lịch cho phiên phản hồi của bạn, hãy tự hỏi:
Phản hồi này có phải là thứ sẽ giúp họ cải thiện không?
Họ có cần nghe phản hồi này không?
Tôi có sẵn sàng giúp họ động não tìm cách cải thiện không?
Những bước tiếp theo mà người đó có thể thực hiện là gì, nếu có?
11. Nên: Duy trì giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể thân thiện
Cuối cùng, bạn đang cung cấp phản hồi để giúp một người cải thiện. Ngay cả khi khó đưa ra phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn đang giữ ngôn ngữ cơ thể tích cực và giọng điệu nhẹ nhàng.
Lúc đầu, bạn có thể không cảm thấy thoải mái khi đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng, vì vậy hãy cân nhắc thực hành những gì bạn sẽ nói và cách bạn sẽ nói. Đặc biệt chú ý đến giọng điệu của bạn và đảm bảo rằng bạn không cau mày, trừng mắt hoặc khoanh tay. Ngay cả khi bạn không thực sự thất vọng, những tín hiệu này có thể nâng cao khả năng phòng thủ của người đó và dẫn đến một phiên phản hồi không hiệu quả. Nếu bạn đang đưa ra phản hồi từ xa, hãy đảm bảo bật video của bạn cho cuộc gọi.
Đọc: Cách đưa ra phản hồi dự án hiệu quả trong 7 bước
Tiếp thu những lời chỉ trích mang tính xây dựng
Bạn đã thực hành đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng—nhưng còn nhận phản hồi thay vì đưa ra thì sao? Chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng mà không phòng thủ có thể thực sự khó khăn. Mặc dù về mặt khái niệm, bạn biết người đó đang đưa ra phản hồi để giúp bạn, nhưng bản chất của con người là cảm thấy hơi phòng thủ khi nhận được lời chỉ trích—ngay cả khi điều đó là hữu ích.
Hy vọng rằng người đó đã cho bạn biết trước rằng sẽ có phản hồi. Khi bạn biết ai đó có phản hồi mang tính xây dựng dành cho bạn, bạn có thể chuẩn bị cho điều đó và đảm bảo rằng điều đó không khiến bạn bất ngờ.
Ngay cả khi bạn vô tình nhận được những lời chỉ trích mang tính xây dựng, miễn là đó không phải là những lời chỉ trích mang tính phá hoại, hãy thử sáu bước sau để trở thành một chuyên gia trong việc tiếp nhận những lời chỉ trích:
Tránh phản ứng ngay lập tức. Phản hồi có thể thu hút phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy của chúng ta và biến một phiên họp hữu ích về mặt lý thuyết thành một thử thách đầy adrenaline. Trước khi trả lời, hãy hít một hơi thật sâu và chống lại sự thôi thúc phản ứng, trả lời hoặc tranh luận.
Nếu cần, hãy nhắc nhở bản thân rằng những lời chỉ trích mang tính xây dựng có thể giúp bạn cải thiện. Ngay cả khi bạn không biết phản hồi này sẽ đến, hãy cố gắng nhớ rằng lời phê bình mang tính xây dựng này được đưa ra vì lợi ích tốt nhất của bạn.
Lắng nghe để hiểu—không phải để phản hồi. Khi ai đó đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng, hãy lắng nghe mà không đưa ra câu trả lời hoặc phản ứng phòng thủ đối với phản hồi. Hãy nhớ rằng người đó đang đưa ra phản hồi để cố gắng giúp bạn và hãy cố gắng lắng nghe với tinh thần cởi mở.
Kết nối phản hồi với vai trò của bạn, không phải với chính bạn. Phản hồi mang tính cá nhân vì chúng tôi nghĩ rằng mọi người đang chỉ trích chúng tôi. Nhưng trong môi trường kinh doanh, những lời chỉ trích mang tính xây dựng thường dựa trên vai trò của bạn. Phản hồi tốt có thể giúp bạn cải thiện công việc và thường không mang tính cá nhân như bạn cảm thấy.
Cảm ơn người đã cho bạn thông tin phản hồi. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng là khó. Cảm ơn người đó vì năng lượng và nỗ lực của họ trong việc giúp bạn cải thiện.
Đặt câu hỏi, nhưng không thách thức phản hồi. Mặc dù bạn không nên thách thức hoặc bác bỏ phản hồi, nhưng bạn có thể đặt câu hỏi và suy nghĩ về cách bạn có thể cải thiện. Nếu bạn chưa sẵn sàng đặt câu hỏi ngay sau khi nhận được phản hồi quan trọng, điều đó cũng không sao. Đặt một cuộc họp tiếp theo để trò chuyện thêm về cách bạn có thể cải thiện.
Phản hồi mang tính xây dựng xây dựng các nhóm cộng tác
Khi được thực hiện tốt, những lời chỉ trích hiệu quả có thể mở đường cho một nhóm cộng tác lành mạnh hơn. Đó là bởi vì các nhóm cộng tác cởi mở và trung thực với nhau—và không ngại nói về những điều thực tế. Chỉ bằng cách đọc điều này, bạn đang trên con đường trở nên hợp tác hơn và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn
Nhận xét
Đăng nhận xét